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¿Qué es Kanban y cómo funciona?

¿Qué es Kanban?

En japonés, la palabra “kan” significa “señal”; “ban” significa “tarjeta” o “tablero”. Kanban (看板 en japonés) fue formulado por David J. Anderson como un enfoque para el proceso organizacional incremental, evolutivo y el cambio de sistemas. Una tarjeta kanban es una señal que desencadena la acción; por lo tanto, Kanban se refiere a “tarjetas de señal“. Es un “Pull –System”.

“Kanban es una herramienta para aprender y gestionar el flujo óptimo de trabajo dentro de un proceso”

Es un sistema de planificación de trabajo que ayuda a determinar qué, cuándo y en qué cantidad producir. Se basa en un sistema de producción que dispara trabajo sólo cuando existe capacidad para procesarlo. El flujo de trabajo es representado usando tarjetas Kanban de las cuales se dispone en cantidades limitadas.

Cada tarjeta acompaña un ítem de trabajo durante todo el proceso de producción, hasta que éste, es empujado fuera del sistema, liberando una tarjeta. Un nuevo ítem de trabajo sólo podrá ser ingresado/aceptado si se dispone de una tarjeta libre.

Este proceso de producción, donde un trabajo se introduce al sistema sólo cuando existe disponibilidad para procesarlo, se denomina “de tiro” (pull) en contrapartida al mecanismo “de empuje” (push), donde el trabajo se introduce en función de la demanda. El sistema “de tiro” puede ser más específico, hasta el punto de lograr una mejor predicción del estado del trabajo por actividades.

Un tablero Kanban se divide en columnas las cuales representan un proceso de trabajo. La cantidad y nombre de las columnas varía de acuerdo con las necesidades de cada equipo y en la mayoría de los casos éstas son subdivididas en dos columnas: “Por hacer” (To Do) y “Trabajo en Progreso” (WIP).

Con tan solo tres simples reglas, Kanban demuestra ser una de las metodologías adaptativas que menos resistencia al cambio presenta. Dichas reglas son:

1. Mostrar el proceso

Consiste en la visualización de todo el proceso de desarrollo, mediante un tablero, en general, públicamente accesible. El objetivo de mostrar el proceso consiste en:

  • Entender mejor el proceso de trabajo actual.
  • Conocer los problemas que puedan surgir y tomar decisiones.
  • Mejorar la comunicación entre todos los interesados y/o participantes del proyecto.
  • Hacer los futuros procesos más predecibles.
 

2. Limitar el trabajo en progreso (WIP)

Los límites del WIP (work in progress) consisten en acordar anticipadamente la cantidad de ítems que pueden abordarse en cada actividad, es decir, en cada columna del tablero. El principal objetivo de establecer estos límites es el de evitar cuellos de botella. Los cuellos de botella representan el estancamiento de una actividad determinada.

La mayoría de las veces, limitar el WIP motiva la colaboración del equipo en las diferentes actividades. Pues mientras existen actividades atoradas, existen a la vez, actividades libres para aceptar nuevos ítems. El cuello de botella ha generado un estancamiento y las actividades libres, pueden ayudar a solventar a las colapsadas.

3. Optimizar el flujo de trabajo

Para optimizar el flujo se debe medir el tiempo que demanda el ciclo completo de ejecución, por lo que se obtiene el Cycle Time. Al dividir el Cycle Time por el WIP, se obtiene el “rendimiento de trabajo” (throughput), es decir, la cantidad de ítems que un equipo puede terminar en un determinado período de tiempo.

La optimización del flujo de trabajo consistirá en la búsqueda de:

  • Minimizar el cycle time
  • Maximizar el throughput
  • Lograr una variabilidad mínima entre cycle time y throughput

Estas reglas permiten que Kanban sea una de las metodologías más fáciles de aplicar en los equipos de trabajo, más allá del desarrollo de software, debido a su simplicidad en la aplicación de sus técnicas y los esfuerzos requeridos por los integrantes.

¿Cómo funciona?

El tablero Kanban tiene dos dimensiones: cartas y carriles. Las tarjetas representan cosas de valor que el equipo quiere entregar. Los carriles representan las etapas antes de la entrega.

Proceso actual

Políticas explicitas

Limitar el trabajo en progreso (limit de WIP)

Visualizar lo que se esta haciendo y lo terminado

Visualizar el trabajo bloqueado

No todo el trabajo se tiene que hacer, existen items rechazados

Lo que no se mide, no se mejora. Se necesitan indicadores

Es hora de ponerlo en práctica!, si tienes alguna duda ponlo en los comentarios y con gusto la resolveremos 🙂

Autor: Omar Coronado

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